L’idea di evento aziendale viene associata spesso a qualcosa di noioso, a cui partecipare per dovere. Ora che molti incontri si svolgono da remoto, la sfida per mantenere alta l’attenzione è ancora più difficile. Per questo organizzare un evento online di successo richiede particolare attenzione nella scelta delle proposte e grande cura nella comunicazione.
Vantaggi e svantaggi degli eventi online
Il principale svantaggio di un evento online è evidente: i partecipanti che si collegano da casa hanno numerose fonti di distrazione; serve una forte motivazione per seguire con costanza un evento online. Inoltre è davvero difficile stimolare l’interazione tra persone che non si conoscono e sviluppare una rete di contatti utili.
Tuttavia l’organizzazione da remoto offre anche molte opportunità.
- Il numero dei potenziali partecipanti è più alto: la distanza dal luogo dell’evento e la capienza della location non sono più un limite.
- Risparmio economico: i costi di organizzazione e logistica diminuiscono.
- Accessibilità: lo spazio digitale è più facile da abitare per le persone con disabilità motorie. Inoltre alcuni nuovi strumenti prevedono la possibilità di aggiungere sottotitoli agli interventi in modo simultaneo.
- Varietà delle proposte: si possono proporre modalità nuove di affrontare temi conosciuti, così da stimolare la partecipazione e sorprendere i partecipanti.
- Maggiore interazione con il pubblico: gli strumenti digitali offrono diverse possibilità di interagire con il pubblico usando chat, sondaggi, messaggi e intrattenendo una comunicazione parallela anche sui social network.
Come organizzare un evento aziendale virtuale?
Spesso si cade nell’errore di sottostimare il tempo necessario, ma le attività propedeutiche alla buona riuscita di un evento digitale sono impegnative e richiedono gli stessi tempi di gestione e di comunicazione degli eventi in presenza.
Ecco, secondo noi, quali sono le attività principali per organizzare un evento online di successo.
Fissare l’obiettivo
Il primo step su cui essere chiari è l’obiettivo dell’evento. Si possono organizzare attività con scopi diversi: lanciare un prodotto, incontrare nuovi clienti, fare formazione, migliorare il lavoro del team. Ciascuno di questi obiettivi richiede scelte strategiche diverse e occorre esserne consapevoli per andare nella direzione giusta.
Pensare al target
È importante avere un’idea chiara del target per cui si organizza l’evento e riflettere su quali temi ritiene rilevanti. Le attività sono dedicate a persone interne all’azienda? Parteciperanno clienti affezionati o invitati che ancora non conoscono la tua offerta? Studiare gli interessi del target ti permette di progettare attività su misura e, soprattutto, di creare momenti di intrattenimento piacevoli.
In questa fase è utile stilare una lista, anche se approssimativa, di quante persone potrebbero partecipare. Il numero può influire sia sulla modalità di lavoro che sugli strumenti da usare.
Scegliere gli strumenti digitali adatti
Il software per il collegamento è la base per la riuscita dell’evento. Non esiste quello perfetto per tutte le situazioni, serve valutare il più adatto alle attività proposte, sapendo che dovrà:
- essere intuitivo o molto diffuso, in modo che la maggior parte delle persone lo sappia usare con dimestichezza e le richieste di assistenza siano minime;
- permettere un numero adeguato di persone collegate;
- garantire la sicurezza degli accessi per evitare che entrino persone non invitate o di disturbo;
- disporre di tutte le funzioni necessarie per svolgere le attività che hai programmato: supportare la visione di video o slide, gestire le domande in chat, creare sottogruppi di lavoro o networking, registrare gli interventi.
Un altro strumento che potrebbe fare la differenza nel modo di lavorare è il software con cui raccogliere iscrizioni, dati e autorizzazioni dei partecipanti. È fondamentale soprattutto se l’evento è a pagamento e serve gestire le transazioni.
Progettare le attività e le pause
Se hai ben chiaro l’obiettivo e il target dell’evento, i temi e i relatori da coinvolgere verranno di conseguenza. Per organizzare un evento online che funziona ricordati di inserire nel programma le pause e alcune attività per:
- rompere il ghiaccio tra i partecipanti
- avviare le domande dal pubblico
- creare degli spazi virtuali per lo scambio di opinioni o di contatti
- intervallare gli interventi più formali con attività ludiche strutturate: come visite a musei virtuali, quiz, attività di rilassamento o di team building.
Curare la comunicazione
La comunicazione dell’evento è importante quanto l’evento stesso. Più le persone sono informate sul programma e sulle modalità di partecipazione, maggiore sarà l’attenzione ai contenuti.
Ricorda che l’iscrizione è il momento in cui devi raccogliere tutti i dati che serviranno per inviare link e password per i collegamenti, promemoria, sondaggi o report conclusivi.
Anche se l’evento è online, può essere utile raccogliere gli indirizzi fisici dei partecipanti. Regalare degli omaggi, come nelle più classiche fiere, serve a rinforzare il legame con il brand e a rendere l’evento memorabile. Puoi inviare un welcome kit con dei gadget personalizzati o, dopo l’evento, spedire dei regali di ringraziamento o dei campioni di prova gratuiti.
Per l’ideazione, creazione e l’invio del merchandising personalizzato, puoi affidarti a noi. Un partner unico al tuo fianco: meno attività da gestire e più tempo da dedicare al tuo evento. Siamo a disposizione per una consulenza gratuita.
